Information om material och inlämningsinstruktioner

Tidpunkten

Tidpunkten för inlämnande framgår av uppdragsbrevet

I syfte att få ett effektivt arbetsflöde och minimera onödiga kostnader är det viktigt att det material som inlämnas för bearbetning är komplett och i ordnat skick. Om brister uppstår vid bearbetningen leder detta ofta till förseningar. Dessutom uppstår lätt dubbelarbete som kan ge upphov till merkostnader. Det är därför viktigt att beakta nedanstående vid er inlämning av material till oss.

Period

Det är väsentligt att allt material för den aktuella perioden finns med vid inlämning. Gå därför igenom materialet för den aktuella perioden för att säkerställa att det hör till den aktuella perioden, och titta även igenom material som inkommit efter periodens slut för att fastställa om det hänför sig till den aktuella perioden trots att det har kommit senare.

Sorterat

Kundfakturor

Kundfakturor och avräkningar skall sorteras i nummerföljd ni kan med fördel ta med fakturor oavsett om de är betalda eller ej, till dessa skall ni bifoga bankgiroavin som visar om fakturan är betald. Om ni använder er av kontantmetoden så blir fakturorna inte bokförda förrän de är betalda men det är enklare för redovisningsbyrån att få in fakturorna i fakturanummerordning oavsett om de är betalda detta skapar ordning i bokföringen och inga fakturor blir bortglömda. 

Leverantörsfakturor

Dessa skall sorteras efter fakturadatum om ni använder er av kontantmetoden/bokslutsmetoden så kan ni sortera dessa efter betaldatumet, viktigt är att ni bifogar betalkvittot från banken tillsammans med fakturan. 

Kvitton

Varje kvitto skall fästas på ett A4 papper lämna plats på varje sidas marginaler för att notera verifikationsnummer och för att fästa papperet i en pärm. OM kvittot är större än ett A4 papper så är information om inköpsstället, datum för inköpet, belopp inklusive och exklusive moms och momsuppgifterna. Resten kan vikas så kvittot får plats på en A4 sida. 

Till detta kvitto behöver ni lämna information över hur inköpet har betalats, Om ni exempelvis betalat med företaget kreditkort, betalkort eller utlägg hos ägare/ledamot eller anställd. Kvitton som avser representation ska innehålla namn på vilka som medverkat samt vilket affärsmässigt syfte det avser, t ex möte med en kund eller förhandlingar med en leverantör. 

Nyttig information:

• Ett kvitto skall också sparas i 7 år i läsbart skick Många leverantörer tillåter idag digitala kvitton om ni registrerar ett företagskonto hos leverantören så kan ni hämta kvittot digital via hemsidan. Om ni inte har den möjligheten så fotografera gärna kvittot och spara filen hos er detta för att de flesta kvittoskrivare använder sig av termorullar vilket gör att texten på kvittot bleknar över en kort tid.
• Ett kvitto behöver inte innehålla samma information som en faktura dock OM ni gör ett inköp på 4000 kr inklusive moms eller mer så måste köparens namn stå med på kvittot. 

Komplett

Kontrollera att materialet är komplett, t ex att alla kontoutdrag, fakturor, lönebesked mm finns med för den aktuella perioden. Särskilt viktigt är det att egna uttag och överföringar som inte har skapat underlag förklaras genom att information bifogas som förklarar vad den aktuella transaktionen avser. Reseförskott och utlägg ska styrkas med de underliggande kvitton som förskotten avser.

Kommentarer

Om vissa affärshändelser kräver förklaringar eller om tolkningen underlättas är det en fördel om kommentarer bifogas som ökar förståelsen av vad transaktionen avser.